W prowadzeniu działalności gospodarczej, prędzej czy później każdy przedsiębiorca spotyka się z koniecznością dokonania korekty dokumentów księgowych. Najczęściej dotyczy to faktur, które wymagają poprawienia. W takich sytuacjach mamy do dyspozycji dwa narzędzia: korektę faktury oraz notę korygującą. Chociaż obydwa dokumenty służą do poprawienia błędów, różnią się zakresem zastosowania i procedurą. W poniższym artykule wyjaśniamy, kiedy należy wystawić korektę faktury, a kiedy wystarczająca jest nota korygująca.
Czym jest korekta faktury?
Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w celu poprawienia błędów w pierwotnie wystawionej fakturze. Korekta faktury dotyczy sytuacji, gdy doszło do zmian wpływających na wartość transakcji lub podatku, takich jak:
Zmiana ceny (np. w wyniku rabatów, upustów lub pomyłki w pierwotnej cenie),
Zwrot towarów lub usług,
Anulowanie transakcji,
Błędne stawki VAT lub inne dane mające wpływ na wysokość zobowiązania podatkowego.
Warto zaznaczyć, że fakturę korygującą wystawia wyłącznie sprzedawca. Jest ona niezbędna w przypadku zmiany wartości transakcji i wymaga zaakceptowania przez nabywcę.
Kiedy wystawić fakturę korygującą?
Gdy doszło do zwrotu towaru lub usługi.
Gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatu, upustu lub obniżono cenę.
Gdy popełniono błąd w kwocie netto/brutto lub stawce VAT.
W przypadku anulowania transakcji.
Nota korygująca – co to jest?
Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę, który ma na celu poprawienie drobnych błędów formalnych na otrzymanej fakturze. Nie dotyczy ona błędów, które wpływają na wartość transakcji, takich jak cena, ilość towarów czy stawka VAT. Nota korygująca służy do poprawienia:
Błędnych danych adresowych (np. literówki w nazwie firmy lub adresie),
Nieprawidłowego numeru NIP,
Daty wystawienia faktury,
Numeru faktury.
Nota korygująca nie wymaga akceptacji sprzedawcy, jednak dla porządku formalnego przyjmuje się, że powinna zostać wysłana do sprzedawcy w celu potwierdzenia otrzymania poprawki.
Kiedy wystawić notę korygującą?
Gdy na fakturze występują literówki w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP.
Gdy błędnie wpisano datę wystawienia faktury lub numer faktury.
W przypadku innych drobnych błędów, które nie wpływają na wartość transakcji.
Pobierz wzór dokumentu noty korygującej
Korekta faktury a nota korygująca – najważniejsze różnice
Chociaż korekta faktury i nota korygująca mają podobne cele, to jednak różnią się zakresem zastosowania i uprawnieniami do ich wystawiania. Oto kluczowe różnice:
Korekta faktury | Nota korygująca |
Wystawia ją sprzedawca. | Wystawia ją nabywca. |
Dotyczy błędów wpływających na wartość transakcji (np. cena, stawka VAT). | Dotyczy błędów formalnych, które nie wpływają na wartość transakcji (np. adres, NIP). |
Wymaga akceptacji nabywcy. | Nie wymaga akceptacji sprzedawcy, choć powinna być przekazana do sprzedawcy. |
Wpływa na zobowiązania podatkowe. | Nie wpływa na zobowiązania podatkowe. |
Podsumowanie
Zarówno korekta faktury, jak i nota korygująca są niezbędnymi narzędziami w księgowości, które pomagają w utrzymaniu porządku i zgodności dokumentów. Faktura korygująca służy do poprawiania błędów mających wpływ na wartość transakcji, a jej wystawienie należy do obowiązków sprzedawcy. Z kolei nota korygująca dotyczy drobnych błędów formalnych i jest wystawiana przez nabywcę. Znajomość różnic między tymi dokumentami pozwala na szybkie i poprawne reagowanie w sytuacjach, gdy pojawiają się błędy na fakturach.
Jeśli masz pytania lub wątpliwości dotyczące korekt faktur, nasz zespół księgowych chętnie udzieli Ci wsparcia!