Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem strat magazynowych, które mogą przyjmować formę braków, ubytków, czy też niedoborów w towarach. Towary mogą ulec zniszczeniu, przeterminowaniu, kradzieży lub być obarczone naturalnym procesem ubytku. Przedsiębiorcy często napotykają problemy związane z właściwym rozliczeniem takich strat oraz ich kwalifikacją jako kosztów uzyskania przychodów. W poniższym artykule przyjrzymy się, jak odpowiednio postępować w takich sytuacjach.
Straty magazynowe a koszty uzyskania przychodów
Koszty uzyskania przychodów to wydatki, które podatnik ponosi w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła tych przychodów. Chociaż w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie znajdziemy bezpośredniego zapisu o stratach w towarach, to w niektórych przypadkach straty te mogą być uznane za koszt podatkowy. Aby strata mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, musi spełnić określone warunki:
Strata musi być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Powstanie straty musi wynikać z działania niezawinionego przez podatnika.
Strata musi być odpowiednio udokumentowana.
Przedsiębiorca musi wykazać, że podjął odpowiednie środki zapobiegawcze, by uniknąć straty.
Rodzaje strat w towarach
Wyróżniamy dwa główne rodzaje strat, które mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów:
Straty spowodowane siłą wyższą lub nadzwyczajnymi okolicznościami – np. kradzież, pożar, zniszczenie w wyniku katastrofy naturalnej.
Straty wynikające z naturalnych właściwości towarów – np. przeterminowanie towarów spożywczych, które szybko tracą przydatność do spożycia.
W obu przypadkach strata może zostać uznana za koszt podatkowy, o ile zostanie udokumentowana odpowiednimi protokołami lub raportami. W przypadku kradzieży niezbędne jest zgłoszenie tego faktu na policję.
Straty niestanowiące kosztu uzyskania przychodów
Nie wszystkie straty można jednak zaliczyć do kosztów podatkowych. Straty wynikające z zaniedbań, niedopatrzeń lub działań zawinionych przez podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przykładem może być przeterminowanie towaru z powodu niewłaściwego zarządzania magazynem lub braku kontroli nad terminami przydatności.
Ponadto, zgodnie z przepisami art. 23 ust. 1 pkt 44 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się strat powstałych w wyniku nadmiernych ubytków lub zawinionych niedoborów wyrobów akcyzowych. Straty przekraczające ustalone normy również nie mogą być uznane za koszt podatkowy.
Jak udokumentować straty magazynowe?
Prawidłowa dokumentacja to kluczowy element umożliwiający zaliczenie strat magazynowych do kosztów uzyskania przychodów. Najważniejsze dokumenty to:
Protokół strat – sporządzany na podstawie inwentaryzacji, w którym dokładnie opisuje się ilość, rodzaj i wartość strat.
Zgłoszenie kradzieży – w przypadku kradzieży towarów.
Dokumentacja inwentaryzacyjna – wykazująca niedobory lub ubytki naturalne.
Przy prawidłowej dokumentacji straty można zaksięgować poprzez wyksięgowanie ich wartości z kolumny 10 KPiR (zakup towarów handlowych) i przeniesienie do kolumny 13 (pozostałe wydatki).
Pobierz wzór dokumentu straty magazynowej
Korekta VAT przy stratach magazynowych
Korekta VAT zależy od przyczyny powstania straty. Jeśli strata jest wynikiem okoliczności niezależnych od przedsiębiorcy (np. siły wyższej), nie ma konieczności dokonywania korekty VAT. Towary te były przeznaczone do sprzedaży, a więc miały służyć działalności opodatkowanej, co oznacza, że strata nie wpływa na podatek naliczony.
W przypadku niedoborów zawinionych lub ubyć przekraczających normy, konieczne jest jednak dokonanie korekty VAT. Wynika to z faktu, że towary te nie były faktycznie wykorzystywane do celów opodatkowanych, co zmienia ich status podatkowy.
Straty naturalne i normy branżowe
Straty naturalne, czyli ubytki mieszczące się w granicach norm branżowych, mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów bez potrzeby szczególnej dokumentacji. Dotyczy to np. wyparowywania cieczy, utraty wagi towarów spożywczych itp. Należy jednak upewnić się, że takie straty nie przekraczają norm przyjętych dla danej branży.
Prewencja i monitorowanie strat
Aby minimalizować ryzyko strat magazynowych, warto regularnie przeprowadzać inwentaryzacje i wdrażać procedury zabezpieczające towar. Dobre zarządzanie magazynem oraz odpowiednie systemy kontroli towarów pozwalają uniknąć przeterminowań i zniszczeń.
Podsumowanie
Zniszczenia i przeterminowanie towarów to sytuacje, z którymi przedsiębiorcy muszą się liczyć. Ważne jest, aby właściwie zarządzać magazynem, minimalizować ryzyko strat i prawidłowo je rozliczać. Dokumentacja, inwentaryzacje i zabezpieczenia to kluczowe elementy, które pozwolą na zaliczenie strat do kosztów uzyskania przychodów oraz uniknięcie problemów z urzędami skarbowymi.